Co-creatie van ruimtelijke kwaliteit

Tips voor co- creatie van ruimtelijke kwaliteit


Formele verantwoordelijkheden en informele coproductie

Ontwikkelen van ruimtelijke kwaliteit vergt inzet van velen. Vaak ligt de verantwoordelijkheid voor het organiseren van planningsprocessen en uitvoering bij de overheid. In onze samenleving heeft een democratisch gekozen raad formeel het laatste woord. En burgers hebben het recht om bezwaar te maken tegen een voornemen. Onderstaande tips gaan niet over dit formele proces. Als het informele proces van planvorming slim gebruik maakt van de kennis en ervaring van gebiedskenners en professionals, zal dit leiden tot betere plannen en meer begrip. Dit betekent een groter draagvlak en minder bezwaren. Niet omdat men ‘gehoord is’, maar omdat men wezenlijk heeft bijgedragen aan de plannen en tot een weloverwogen oordeel kan komen over de kwaliteit ervan.

Dat betekent niet dat iedereen het eens zal zijn, want keuzes zijn onvermijdelijk en iedere verandering kent winnaars en verliezers. Daarvoor kennen we de formele procedures. Ook voor degenen die over die laatste bezwaren moeten oordelen, is een zorgvuldig en transparant proces een voorwaarde om tot een weloverwogen eindoordeel te komen.

 

Wie betrekken in een planvormingsproces?

  • ŸMaak onderscheid tussen groepen die je moet/ wil  informeren, consulteren en waarmee je wil co- creëren. Maak eventueel een communicatieplan waarin dit wordt uitgewerkt. Voor complexe projecten is een omgevingsanalyse of stakeholderanalyse nodig als basis voor een communicatieplan. Kortweg kan je uitgaan van het volgende: Iedereen heeft recht op informatie, alle direct belanghebbenden moeten geconsulteerd worden, en voor co-creatie zoek je selectief naar mensen die toegevoegde waarde hebben in het proces. De tips gaan over dit laatste.

  • ŸVraag mensen op persoonlijke titel, niet als vertegenwoordiging van een achterban. Het gaat om hun persoonlijke inbreng en oordeel in het informele proces. Ieder behoudt het recht om in het formele proces bezwaar te maken.

  • ŸStel spelregels op voor deelname zodat wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn. Zie voor een voorbeeld de spelregels van Vathorst-Amersfoort. (H 3)

  • ŸGebruik de Matrix Ruimtelijke Kwaliteit en bedenk per cel welke personen daarover kennis en ervaring hebben.

  • ŸGebruik de cyclus ‘beleven, streven, plannen, uitvoeren, beheren’, en bedenk per stap welke personen daarover  kennis en ervaring hebben; je wil immers met elkaar een complete plancyclus kunnen doordenken.

  • ŸMeng professionals en ‘amateurs’ (veel amateurs zijn vaak heel goed ingevoerd in bepaalde aspecten die hun interesse hebben, het onderscheid amateur en professional wordt steeds minder relevant) en bewaak gelijkwaardigheid.

  • ŸGebruik eventueel de ambitiestarter om tot een eerste selectie van deelnemers te komen.

Bijzondere rollen

  • Facilitatoren: bijeenkomsten moeten deskundig worden voorbereid en begeleid. Dat is een vak apart. Facilitatoren moeten wel inhoudelijk ingevoerd zijn, maar niet zelf sturen op een bepaalde inhoud. Onafhankelijke facilitatoren hebben het  voordeel dat hun interventies niet zullen worden uitgelegd als sturend op een bepaald belang of inhoudelijk resultaat.

  • ŸRuimtelijk ontwerpers: ontwerpers zijn in staat om waarden en belangen die deelnemers in woorden uiten, te vertalen in beelden. Daarmee wordt de dialoog concreet. Ook zijn ze erin getraind om verschillende aspecten te combineren tot interessante oplossingen, waarbij ze hun kennis van de ’logica van de ruimte’ inzetten. Niet elke ontwerper is op zijn plaats in een interactieve setting. Je moet bereid zijn om al luisterend te ontdekken welke waarden in een plan tot uitdrukking moeten komen;  willen experimenteren met verschillende alternatieven om samen te ontdekken waar conflict of consensus ligt;  je moet doorvragen naar de waarde of het belang achter een aangedragen oplossing of afgewezen voorstel. Ontwerpers hebben een belangrijke taak om tussen bijeenkomsten in het verzamelde materiaal nog eens kritisch tegen het licht te houden en opties en uitdagingen inzichtelijk te maken voor een volgende stap.

  • Bestuurders: bestuurders moeten uiteindelijk een weloverwogen oordeel vellen over voorstellen die uit een proces voortkomen. Daarvoor moeten ze niet alleen de uitkomsten van een proces kennen, maar ook gevoel krijgen voor de context, sfeer, type discussies die gevoerd zijn. Vanwege hun formele rol is het niet verstandig hen als deelnemer te betrekken. Geef bestuurders een plek in het programma bij de opening, bij presentaties en laat ze als toeschouwer rondlopen en zich mengen in het gezelschap tijdens de lunch of de borrel.

  • ŸSpecialisten: soms nemen alle specialisten deel aan het co- creatieproces. Maar vaak vragen bepaalde aspecten om nader onderzoek of uitwerking. Hiervoor kunnen aparte opdrachten worden verstrekt of bijvoorbeeld onderzoeksateliers worden georganiseerd. Belangrijk is dat de informatie die hieruit resulteert op een open manier in het co- creatieproces wordt ingebracht.

  • ŸProjectleiders: aan een projectleider (vaak vanuit of namens de gemeente) de belangrijke taak om een projectplan op te stellen en de uitvoering daarvan te coördineren. Een belangrijke competentie hierbij is het schakelen tussen en bijeenbrengen van de verschillende werelden van bestuur (sturen op ambities en besluitvorming), inhoud (co-creatieproces, specialisten, ontwerpers) en proces (onafhankelijk facilitator als adviseur en sparring partner).